Ausblick · in Entwicklung – Dieser Beitrag beschreibt, woran wir gerade arbeiten. Die Bilder zeigen einen Entwurf mit erfundenen Daten.

Ein Vertrag regelt vor allem, wer wann was zu tun hat. Unser Vertragsmanagement macht daraus Pflichten mit Fristen und zeigt jeder Person im Cockpit „Für mich“, was für sie ansteht. In fast jedem Gespräch hören wir dazu denselben Satz: „Schön – aber ich arbeite den ganzen Tag in Outlook.“ Deshalb bringen wir das Cockpit dorthin. Und dabei haben wir unseren ersten Ansatz noch einmal umgebaut.

Warum eine Leiste neben der E-Mail nicht reicht

Der naheliegende Weg ist ein Add-in, das neben einer E-Mail erscheint. Das hat einen Haken: Outlook zeigt eine solche Leiste nur, wenn gerade eine E-Mail geöffnet ist. Wer morgens seine fälligen Pflichten abarbeiten will, müsste erst irgendeine Nachricht anklicken. Daraus ist ein Grundsatz geworden: Pflichten aus Verträgen dürfen nicht nur dann bearbeitbar sein, wenn eine E-Mail offen ist. Wir trennen deshalb in zwei Teile.

Das Cockpit als eigene Registerkarte

Der erste Teil ist das Cockpit selbst: eine eigene Registerkarte „Verträge“ in der App-Leiste von Outlook, gleich neben Mail, Kalender und Kontakten. Ein Klick, und Sie sehen, was überfällig ist, was diese Woche ansteht und welche Kündigungsfristen näher rücken. Sie haken Pflichten ab (und nehmen das bei Bedarf mit einem Klick zurück), hängen einen Nachweis an, lesen den Originalsatz aus dem Vertrag und springen zum Vertrag.

Es ist dieselbe Seite wie im Browser, nur schmaler und ohne Hauptmenü. Was Sie in Outlook erledigen, ist auch im Browser erledigt – und umgekehrt. Prüfen, Erfassen und Verwaltung bleiben bewusst im Browser, wo dafür Platz ist.

Das Add-in an der E-Mail: schlank und gezielt

Der zweite Teil kommt nur ins Spiel, wenn eine E-Mail offen ist – und macht nur, was zu dieser E-Mail gehört:

• Absender erkennen: Ist er als Geschäftspartner bekannt, schlägt das Add-in die offenen Pflichten aus seinen Verträgen vor.
• Als Nachweis ablegen: Den Prüfbericht im Anhang – oder die E-Mail selbst – mit wenigen Klicks an der passenden Pflicht ablegen.
• Als Schriftverkehr ablegen: Eine E-Mail ohne Bezug zu einer Pflicht einfach zum Vertrag legen.

Ein Link „Im Cockpit öffnen“ führt jederzeit zurück zur Übersicht.

Wo das Cockpit laufen wird

Den Anfang macht Outlook. Im Browser steht das Cockpit ohnehin jedem offen, auch ohne Mailprogramm. Weitere Mailprogramme sind geplant. Dabei bleibt, was für das ganze Produkt gilt: Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Und Ihre Daten liegen in der EU oder auf Ihren eigenen Servern.

Pilotunternehmen gesucht. Wir suchen Unternehmen, die das Vertragsmanagement mit uns in der Praxis erproben – gern auch mit Outlook im Alltag. Ob Industrie, Dienstleistung, IT oder Immobilien: Wenn Sie wissen möchten, wie sich das anfühlt, sprechen Sie uns an.

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