Vertragspflichten anders gedacht
Verträge enthalten Pflichten. Wir machen sie sichtbar und nachweisbar.
Unser Vertragspflichten-Management liest Ihre Verträge, ordnet jede Pflicht einer verantwortlichen Person zu und hält fest, wann sie erfüllt und womit sie belegt wurde.
Welche Pflichten sind vereinbart? Welche Nachweise fehlen? Wo entstehen Risiken?
Drei Fragen, die das System für jeden Ihrer Verträge beantwortet – mit dem Originalsatz aus dem Vertrag als Beleg.
Pilotunternehmen gesucht
Lieber erst selbst ansehen? Demo-Tour ansehen oder Risiko-Check machen.
Das Cockpit „Für mich“: was heute und diese Woche ansteht. Demo mit erfundenen Daten.
Kennen Sie das?
- Die Kündigungsfrist ist seit einer Woche vorbei. Der Vertrag hat sich still um ein weiteres Jahr verlängert.
- Beim Audit fehlt der Wartungsnachweis vom Frühjahr. Er liegt irgendwo in einem Postfach – die Feststellung steht trotzdem im Bericht.
- Die Prüfung der Anlagen haben Sie an einen Dienstleister übertragen, die Verantwortung nicht. Ob der Prüfbericht vorliegt, weiß im Haus niemand genau.
Pflichten gehen selten aus Nachlässigkeit unter. Sie gehen unter, weil sie auf Seite 14 stehen und niemand weiß, dass sie ihm gehören.
Das ist kein Kontrollproblem, sondern ein Sichtbarkeitsproblem.
Wo Risiken entstehen
Unsichtbare Pflichten werden teuer
Nicht sofort und nicht laut. Aber an vier Stellen immer wieder.
Verpasste Fristen
Kündigungs-, Melde- und Zahlungsfristen stehen im Vertrag, nicht im Kalender. Wer sie verpasst, verliert Rechte oder Geld.
So hilft es: Jede Frist steht rechtzeitig bei der verantwortlichen Person im Cockpit.
Automatische Verlängerungen
Ein Vertrag, der sich stillschweigend verlängert, läuft zu alten Konditionen weiter – oft ein ganzes Jahr.
So hilft es: „Läuft bis“ und „Kündbar bis“ werden aus dem Vertrag berechnet; Sie entscheiden bewusst.
Haftung
Bleibt eine zugesagte Wartung, Prüfung oder Meldung aus, drohen Vertragsstrafe, Schadenersatz oder Haftung – oft auch dann, wenn ein Dienstleister die Aufgabe übernommen hatte.
So hilft es: Jede Pflicht hat eine Zuständigkeit – auch was der Partner liefern muss. Bleibt Überfälliges liegen, sieht es auch die Vertretung.
Audit-Feststellungen
Erledigt ist nicht belegt. Fehlt der Nachweis, wird aus einer erledigten Pflicht eine Feststellung im Prüfbericht.
So hilft es: Wo ein Nachweis nötig ist, lässt sich die Pflicht erst mit Nachweis abhaken – als Datei oder E-Mail, mit Herkunft und Datum.
Vertragspflichten-Management der FLK Consulting UG
Vom Vertrag zum Nachweis
Oft arbeiten drei Welten getrennt: Der Vertrag enthält die Pflicht, der Betrieb erledigt sie, das Audit verlangt den Beleg. Wir verbinden sie zu einer durchgehenden Kette.
Vertrag → Pflicht → Verantwortlicher → Durchführung → Nachweis
Sichtbar: vom Vertrag zur Pflicht
Die KI liest den Vertrag und schlägt Pflichten, Rechte, Fristen und Eckdaten vor – jede mit dem Originalsatz als Beleg. Verbindlich wird erst, was ein Mensch bestätigt.
Steuerbar: vom Verantwortlichen zur Durchführung
Jede Pflicht hat eine verantwortliche Person oder Rolle. Sie erscheint rechtzeitig vor der Fälligkeit in deren Cockpit. Bleibt sie liegen, erfährt es die Vertretung.
Nachweisbar: von der Durchführung zum Beleg
Erledigt wird mit Datum und, wo nötig, mit Nachweis – als Datei oder E-Mail. Wer wann etwas bestätigt, erledigt oder entschieden hat, steht im Verlauf des Vertrags.
So funktioniert es
Vom PDF zur belegten Pflicht in vier Schritten
Die KI schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Verbindlich wird nur, was jemand geprüft hat.
Einlesen
Vertrag als PDF oder Word-Datei hochladen – auch gescannte Papierverträge. Verträge ohne Dokument erfassen Sie im kurzen Interview.
Die KI schlägt vor
Sie findet Parteien, Pflichten, Rechte, Fristen und Eckdaten – jeweils mit der Textstelle als Beleg. Wo sie unsicher ist, sagt sie es und fragt nach.
Ein Mensch bestätigt
Jeder Vorschlag steht neben dem Originalsatz. Sie bestätigen, ändern oder verwerfen ihn. Erst danach wird der Vertrag aktiv.
Erledigen und belegen
Das Cockpit „Für mich“ zeigt, was heute und diese Woche ansteht. Sie haken ab und hängen den Nachweis gleich an.
Prüfen neben dem Original: Die KI sagt, wo sie unsicher ist, und fragt nach. Demo mit erfundenen Daten.
Was anders ist
Verantwortung sichtbar machen, ohne zu überwachen
Wir planen keine Wartungen und ersetzen weder CAFM- noch Ticketsystem. Wir lesen Verträge und zeigen, was vereinbart ist, wer verantwortlich ist und ob es belegt ist.
Kooperation statt Kontrolle
Viele Systeme fragen: Wer hat seine Frist verpasst? Wir fragen: Was steht heute für mich an – und mit wem? Ohne Ampeln und Ranglisten. Sichtbar werden Risiken, nicht Personen.
Arbeiten, wo Sie arbeiten
Mit Microsoft 365 steht das Cockpit als Registerkarte „Verträge“ in Outlook. Eine E-Mail mit Prüfbericht legen Sie direkt als Nachweis an der Pflicht ab. Fälligkeiten gibt es für den eigenen Kalender.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Betrieb in einer EU-Cloud oder auf Ihren eigenen Servern, ohne US-Cloud und ohne Microsoft betreibbar. Das KI-Modell wählen Sie selbst: auf eigenem Server oder bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in der EU.
Für wen
Ein Vertragsbestand, drei Blickwinkel
Ob Wartung, IT-Dienstleistung, Rahmenvertrag oder Auftrag der öffentlichen Hand: Es geht immer darum, wer wann was tun muss – und wie es belegt wird.
Geschäftsführung
- Sie sehen, welche Pflichten Ihr Unternehmen vertraglich eingegangen ist – und wer für jede verantwortlich ist.
- Kündigungstermine und automatische Verlängerungen werden sichtbar, solange Sie noch entscheiden können.
Rechtsabteilung und Compliance
- Jede Pflicht hat ihren Beleg: den Originalsatz mit Fundstelle im Dokument.
- Nachweise, Entscheidungen und Änderungen stehen mit Name und Datum am Vertrag – griffbereit, wenn ein Audit fragt.
Fachbereiche
- Morgens auf einen Blick, was heute und diese Woche ansteht.
- Abgehakt wird im Cockpit oder direkt aus Outlook, mit Nachweis, wo einer nötig ist – statt vor dem Audit im Postfach zu suchen.
Facility Management
Wartungen und Prüfungen, die Sie an Dienstleister übertragen haben, erscheinen rechtzeitig im Cockpit. Geplant wird weiter im CAFM – wir zeigen, was vereinbart und was belegt ist.
IT und technische Dienstleistung
SLA-Pflichten wie Reaktionszeiten, Serviceberichte und Wartungsfenster sichtbar machen und abhaken. Ist der Vertrag unklar, fragt die KI nach.
Einkauf und öffentliche Hand
Kündigungstermine, Preisanpassungen und Nachweise der Auftragnehmer je Partner im Blick. Die Auswertung zeigt, welche Verträge Übliches nicht regeln.
Industrie
Prüffristen für Anlagen, Versicherungsnachweise, Vertraulichkeit: Ein Startpaket bringt für jede Vertragsart eine Schablone des Üblichen mit – auch, wo ein Nachweis üblich ist.
Stand und Pilotprojekte
Ehrlich zum Stand
Das Vertragspflichten-Management ist in Entwicklung, eine erste Version läuft. Sie kann heute: Verträge einlesen und von der KI lesen lassen, prüfen und aktivieren, Verträge ohne Dokument erfassen, Pflichten im Cockpit abhaken und mit Nachweisen belegen, Vertretungen eintragen und in Outlook arbeiten.
Einen Erfahrungsbericht aus der Praxis gibt es noch nicht. Deshalb suchen wir Unternehmen, die das mit uns erproben möchten – ob Facility Management, Industrie, IT- und technische Dienstleistung, Einkauf oder öffentliche Hand. Sie bringen Ihre Verträge und Ihre Arbeitsweise ein und gestalten das Produkt mit.
Pilotunternehmen werden
Im ersten Gespräch gehen wir die drei Fragen an Ihren Vertragsarten durch und klären gemeinsam, ob ein Pilot für Sie passt.
Aktuelles
Neues aus dem Vertragspflichten-Management
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Wer dahintersteht
Frank Link und eine Softwarefabrik mit KI-Agenten
Seit 2014 Geschäftsführer der FLK Consulting UG in Bedburg. Softwareentwicklung ist seine Profession.
Das Vertragspflichten-Management entsteht in einer Softwarefabrik mit KI-Agenten. Sie planen, bauen und testen, ein unabhängiger Prüfer kontrolliert. Frank Link ist der einzige Mensch darin: Er bringt die Ideen und die Grundlagenarbeit ein, gibt Feedback zu den Konzepten, entscheidet und gibt frei. Ohne sein Ja geht nichts live. Es gilt dasselbe wie im Produkt: Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt.
Gehen wir die drei Fragen an Ihren Verträgen durch
Im ersten Gespräch klären wir gemeinsam, ob ein Pilot für Sie passt.