Stand November 2026 – Ein Vertrag gilt nie im luftleeren Raum. Er gilt an einem Standort, in einem Gebäude, einem Serverraum, an einer Produktionsanlage. Und er wird dann wichtig, wenn dort etwas passiert: ein Mangel, eine Störung, ein Schaden. Dafür gibt es im Vertragspflichten-Management zwei Bereiche: Orte und Anlagen und Vorgänge. Beide sind verfügbar und gehören zum Produkt.
Orte und Anlagen: wo Verträge gelten
Orte und Anlagen bilden Sie als Baum ab: Standort, Gebäude, Geschoss, Raum – und darin die Anlagen, zum Beispiel einen Aufzug, eine Lüftung, eine Fertigungslinie oder ein Rack im Serverraum. Eine Anlage gehört immer zu genau einem Ort. Die Ebenen und Anlagenarten sind Auswahllisten, die Ihre Stammdatenverwaltung pflegt, also passend zu Ihrem Unternehmen und nicht nur zu Gebäuden.
Zu jedem Ort und jeder Anlage gehören:
- Auflagen – Vorgaben vor Ort, etwa „Ex-Schutz: nur funkenfreies Werkzeug“.
- eine Zugangsregel – Anmeldung, Zutrittsmittel, Ansprechpartner, Zeiten, Begleitung, Unterweisung.
- Unterlagen – etwa ein Brandschutzkonzept oder eine Wartungsanleitung.
- die Verträge, die dort gelten.
- die Zuständigen – Personen oder Rollen, die sich darum kümmern.
Was oben steht, gilt unten – mit sichtbarer Herkunft
Auflagen und Zugang gelten nach unten. Was am Gebäude steht, gilt auch im Raum und an der Anlage. Wichtig ist, dass man das nicht raten muss: Hinter jeder Angabe steht, woher sie kommt – „hier“ oder „vom Haus Nord“. Auflagen von oben addieren sich zu denen am Ort; unten lässt sich keine Auflage von oben abschwächen. Beim Zugang gilt dagegen immer genau eine Regel: die nächste, die von unten nach oben gefunden wird. Wer vor Ort steht, sieht auf einer Seite, was dort gilt und warum.
Die Verträge am Ort sind die, die Sie sehen dürfen. Ein Vertrag, den Sie nicht sehen dürfen, kommt nirgends vor – nicht in der Liste, nicht als Zahl, nicht in der Suche. Orte und Anlagen finden Sie auch über die Suche in der Kopfzeile, am Handy steht der Baum über der Seite, damit Sie vor Ort schnell finden, was gilt.
Vorgänge: was bei einem Ereignis zu tun ist
Ein Vorgang hält fest, was bei einem Ereignis zu tun ist und was dabei anfällt: eine Mängelanzeige, eine Störung, ein Schaden. Er sammelt an einer Stelle:
- die Checkliste – mit den Punkten, die zur Art des Vorgangs gehören, plus Ihren eigenen,
- Notizen – was besprochen wurde, mit Name und Zeit,
- Dokumente – zum Beispiel das Foto eines Mangels oder ein Schriftwechsel,
- einen Verlauf – wer wann was getan hat.
Jeder Vorgang gehört zu mindestens einem Vertrag. Auf Wunsch tragen Sie einen Geschäftspartner ein.
Folgepflichten werden vorgeschlagen – übernommen werden sie von Ihnen
Das Besondere: Der Vorgang hilft, die Folgen eines Ereignisses nicht zu vergessen. Er sucht in den Verträgen des Vorgangs nach Ereignissen, die zur Art passen, etwa „Mangel“ oder „Beanstandung“, und zeigt die Pflichten, die darauf folgen – mit Vertrag, Zuständigem und Frist, zum Beispiel „binnen 28 Tagen“. Ist eine Frist nicht sicher berechenbar, steht dort „bitte prüfen“.
Nichts passiert ohne Ihren Klick. Erst wenn Sie einen Vorschlag übernehmen, entsteht die Fälligkeit; sie erscheint im Cockpit mit dem Zusatz „aus Vorgang“. Das ist derselbe Grundsatz wie im ganzen Produkt: Die Software schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Ändert sich später der Beginn des Vorgangs, rechnet die Seite nichts stillschweigend um, sondern fragt, ob die neue Frist gelten soll.
Sichtbarkeit wie beim Vertrag
Für Vorgänge gilt dieselbe Sichtbarkeit wie für Verträge: Sie sehen nur Vorgänge, zu denen Sie mindestens einen Vertrag sehen dürfen. Manche Arten sind zusätzlich vertraulich, etwa Beschwerden über Personen; solche Vorgänge und ihre Dokumente sehen nur Berechtigte. Ein Vorgang lässt sich abschließen und wieder öffnen. Beim Abschluss wird berechnet, wie lange er aufbewahrt werden muss; gelöscht wird nichts von allein.
Warum beides zusammengehört
Orte sagen, wo ein Vertrag gilt und was dort zu beachten ist. Vorgänge sagen, was zu tun ist, wenn dort etwas geschieht. Zusammen verbinden sie den Vertrag mit dem Alltag: Wer eine Störung an einer Anlage aufnimmt, sieht die Auflagen, den Zugang, die zuständigen Menschen und die Pflichten aus dem Vertrag – und kann die Folgen sofort in die Hand nehmen.
Sie möchten sehen, wie das an Ihren Standorten und Anlagen aussähe? Wir gehen es gern gemeinsam an Ihren Vertragsarten durch.
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