Stand November 2026 · Version 1.0 – Die Bilder zeigen links bzw. oben die Oberfläche bis Herbst 2026 und rechts bzw. unten die neue Symbolsprache, wie sie seit Version 1.0 ausgeliefert wird. Alle Namen und Daten in den Bildern sind erfunden.
Ein Vertragspflichten-Management benutzt man nicht einmal im Jahr, sondern jeden Tag: Fälligkeiten ansehen, eine Pflicht abhaken, einen Nachweis ablegen, kurz in den Vertrag schauen. Bei genau diesen Handgriffen standen uns zuletzt die eigenen Schaltflächen im Weg. Jeder Schritt hatte seinen eigenen großen Knopf mit Text – einzeln sinnvoll, zusammen unruhig. Man musste erst lesen, bevor man klicken konnte.
Deshalb hat das Vertragspflichten-Management jetzt eine einheitliche Symbolsprache. Und weil ein Symbol allein nie ganz eindeutig ist, gilt eine feste Regel: Jedes Symbol erklärt sich selbst, sobald man mit der Maus darauf zeigt.
Vorher und nachher: ein Dokument am Vertrag
Am deutlichsten wird der Unterschied an einem einzelnen Dokument. Früher zeigte die Karte alles gleichzeitig – auch Schritte, die man fast nie braucht. Jetzt steht oben, was man wissen will: was für ein Dokument es ist, von wem es kommt und von wann. Rechts daneben nur die Handgriffe, die man oft braucht: ansehen, die E-Mail öffnen, aus der es stammt, Angaben ändern. Alles Seltene liegt im Menü „⋯“, dort mit Symbol und Text.
Vier Regeln, überall gleich
- Ein Hauptschritt je Bereich. Was auf einer Seite oder in einem Kasten das Wichtigste ist, bleibt ein deutlicher Knopf mit Text – etwa „Neuer Vertrag“ oder „Erledigen und Nachweis ablegen“.
- Wiederkehrendes wird ein Symbol. Vorschau, Ändern, Nachweis anhängen, Rückgängig, Zum Vertrag: Ein fester Katalog von Symbolen, jedes bedeutet überall dasselbe – im Browser wie in Outlook.
- Immer ein Hinweistext. Beim Darüberfahren mit der Maus und beim Ansteuern mit der Tastatur erscheint eine kurze Erklärung; Bildschirmleser lesen sie vor. Das gilt auch für Markierungen wie „Löschung beantragt“: Dort steht, wer was beantragt hat und was als Nächstes passiert.
- Was nicht rückgängig zu machen ist, bleibt in Worten. Löschen ist nie nur ein Symbol – es fragt immer nach und sagt in einem Satz, was passiert.
Die Vertragsseite: Kennzahlen, die sich erklären
Der feste Kopf der Vertragsseite bleibt – er ist nur ruhiger geworden. Die vier Kennzahlen „läuft bis“, „kündbar bis“, „nächste Fälligkeit“ und „offene Punkte“ bekommen je ein Symbol und eine Erklärung: Wer über „kündbar bis“ fährt, liest, wie sich der Termin ergibt. Was bald fällig ist, ist bernsteinfarben hervorgehoben. An jeder fälligen Pflicht stehen drei kleine Symbole: erledigen, Nachweis anhängen, öffnen. Seltenes wie „Kündigung vorbereiten“ oder „Vertragsstatus ändern“ liegt im Menü oben rechts.
Auch die Vertragsliste ist leiser geworden: Die Werkzeugleiste besteht aus Symbolen, und ein Kündigungstermin, der bald abläuft, fällt direkt in der Zeile auf – samt Hinweis, wie viele Tage noch bleiben.
Dokumente: drei Ansichten zur Wahl
Wie man Dokumente am liebsten sieht, ist Geschmackssache. Deshalb gibt es drei Ansichten: kompakte Zeilen (die Vorgabe), eine Liste mit Einzelheiten daneben und Karten. Gewählt wird oben rechts im Reiter; die Wahl gilt für das eigene Konto – im Browser genauso wie in Outlook.
Outlook: das Add-in „Zu dieser E-Mail“
Im schmalen Bereich neben einer E-Mail zählt jeder Zentimeter. Das Add-in zeigt Absender und Vertrag jetzt in zwei Zeilen – mit einem Pfeil, um den Vertrag zu öffnen. Die Nachweise erscheinen als Liste, jede Datei mit ihrem Symbol. Aus der Zeile „Datum oder Notiz ändern“ wird ein Stift. Der eine große Knopf bleibt: „Erledigen und Nachweis ablegen“. Nach dem Erledigen steht die Bestätigung in einer grünen Zeile, mit „Rückgängig“ als Symbol direkt daneben.
Was sich nicht ändert
Die Inhalte, die Abläufe und die Rechte bleiben genau so, wie sie sind. Niemand muss etwas neu lernen; es fällt nur weg, was man ohnehin nicht gesucht hat. Und weil jedes Symbol seinen Hinweistext hat, ist auch beim ersten Mal klar, was ein Klick bewirkt.
Die Symbolsprache gilt seit Version 1.0 im Cockpit, bei den Verträgen und Dokumenten, bei den Geschäftspartnern und in Outlook; die Verwaltung folgt mit der nächsten Version.
Sie möchten sehen, wie sich das anfühlt, oder das Vertragspflichten-Management mit uns in der Praxis erproben? Rufen Sie mich an unter 0173 186 1804, schreiben Sie an frank.link@flk-consulting.de oder lesen Sie mehr zum Vertragspflichten-Management.
Vertragspflichten anders gedacht.